Jest to oficjalne pismo z prośbą, skierowane do urzędu, władz lub instytucji. Nadawca w sposób zwięzły i rzeczowy określa swoją prośbę oraz ją argumentuje. Stosuje przy tym styl urzędowy.

Jak napisać podanie – krok po kroku

• Zapisz swoje dane osobowe w lewym górnym rogu:
  • imię i nazwisko, adres, numer telefonu lub e-mail.
• Zapisz miejscowość i datę napisania podania w prawym górnym rogu.
• Po prawej stronie, poniżej miejscowości i daty, wpisz adresata podania.
  • Albo będzie to nazwa instytucji, np. Urząd Miejski w Szczecinie,
  • Albo imię i nazwisko osoby oraz jej stanowisko, np. Adam Zimiewicz, Kierownik Wydziału Oświaty w Katowicach).
• Poniżej na środku zamieść nagłówek – w tym wypadku słowo „Podanie”.
  • Odbiorca od razu będzie wiedział, z jakim dokumentem ma do czynienia.
• Zredaguj zwięzłą i rzeczową część główną.
  • Wstęp: sformułowanie prośby.
  • Rozwinięcie: uzasadnienie prośby.
  • Zakończenie: prośba o pozytywne rozpatrzenie.
• Zamieść pożegnalny zwrot grzecznościowy.
  • Np. Z wyrazami szacunku/ Z poważaniem
• Zamieść własnoręczny podpis.
• Dodaj spis załączników, jeśli do podania dołączone są inne dokumenty.

Styl urzędowy – przykłady słownictwa

Wstęp Słownictwo pomocnicze	Uprzejmie proszę o … Zwracam się z uprzejmą prośbą o…
Rozwinięcie Słownictwo pomocnicze	Prośbę swoją motywuję… Prośbę swoją uzasadniam… Chciałbym zwrócić uwagę na… W uzasadnieniu chciałbym dodać, że… Jednocześnie chciałbym nadmienić, że…
Zakończenie Słownictwo pomocnicze	Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej sprawy… Liczę na przychylną decyzję w mojej sprawie… Będę wdzięczny za pozytywne rozpatrzenie mojej sprawy…

Podanie – przykład